Pocas empresas redactan sus necesidades a través de un pliego de condiciones, antes de empezar el análisis de las soluciones ERP. Esta etapa es crucial para evitar que el proyecto fracase. Este documento es el primer paso para conseguir un proyecto dominado porque hay muchas cosas en juego.

El primer imperativo consiste en describir las particularidades de tu empresa:

- ¿Cuáles son las necesidades y procesos clave de tu empresa?
- ¿Cuáles son las particularidades de tu sector de actividad?
- ¿Tienes varios emplazamientos interconectados incluido en el extranjero?
- ¿Cuáles son las peculiaridades de tus clientes y proveedores?
- ¿Cuál es tu arquitectura informática actualmente?
- ¿Te permite evolucionar tranquilamente?
- ¿Tus sistemas de planificación te aportan toda la visibilidad necesaria?
- ¿Dispones de todos los indicadores para seguir tu negocio?

En resumen, debes dibujar un retrato sintético y preciso a la vez, con el fin de tener en cuenta todas las particularidades de tu organización.

Segundo imperativo: plantear claramente tus objetivos, sin limitarte a "tiene que funcionar", ni redactar tu "Carta a los Reyes Magos". Basta con exponer de forma simple y precisa tus necesidades -y no tus deseos-, siendo muy claro respecto al perímetro funcional deseado. ¡¡No dejes ninguna ambigüedad!!

Una vez más, es importante integrar una visión a medio plazo: ¿Necesitarás en los meses y años venideros una gestión multisociedad o multiemplazamiento por ejemplo? La redacción del pliego de condiciones puede ser realizada igualmente por una empresa de consultoría, en la que ellos pueden aportar una visión complementaria en el marco de la cultura del cambio.

Clave: el proveedor que elijas debe mostrar una buena comprensión desde el principio.

CONSEJO: Redacta tus necesidades e integra una visión a medio plazo: tu prioridad es que tu nuevo ERP responda a las necesidades presentes. Teniendo en cuenta la esperanza de vida estimada en diez años, es necesario que tu solución de gestión integre, desde el principio, las funcionalidades que necesitarás potencialmente a medio plazo.

¿El objetivo? Beneficiarse de una solución perenne adaptada a tus necesidades y a tu crecimiento, sin una
reinversión mayor.